Polityka prywatności
Aktualizacja: 1.01.1970
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest coody.it Karol Rzepka, ul. Gdańska 43/19, 83-300 Kartuzy, NIP 5891783726 (dalej: „coody.it”, „my”).
W sprawach danych osobowych napisz na office@coody.it albo zadzwoń: +48 786 969 961. Możesz też napisać na adres pocztowy powyżej.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku.
2. Czego dotyczy ta polityka
Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe:
- osób odwiedzających stronę coody.it (pkt 3–4);
- osób, które do nas piszą lub dzwonią, i osób kontaktowych naszych klientów (pkt 5);
- klientów i osób korzystających z portalu ofert wyceny.coody.it (pkt 6);
- klientów abonamentu na moduły Coody – w zakresie raportu modułu Coody Hub (pkt 7).
Nie dotyczy danych klientów sklepów i stron, które utrzymujemy lub hostujemy dla naszych klientów. W tym zakresie administratorem jest właściciel sklepu lub strony, a my przetwarzamy dane wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Zasady opisuje polityka prywatności danego sklepu.
3. Strona coody.it
3.1. Logi i bezpieczeństwo
Strona jest statyczna i działa na infrastrukturze Cloudflare (Cloudflare Pages). Przy każdym wejściu na stronę przeglądarka przekazuje Cloudflare techniczne dane żądania: adres IP, datę i godzinę, adres strony, informacje o przeglądarce (User-Agent) i stronę, z której przychodzisz. Cloudflare wykorzystuje je do dostarczenia strony, ochrony przed atakami i w logach technicznych.
- Cel i podstawa: udostępnienie strony i jej bezpieczeństwo – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Okres: nie przechowujemy własnych logów odwiedzin; logi techniczne Cloudflare są przechowywane krótko, zgodnie z zasadami Cloudflare (zwykle do kilku dni).
3.2. Pliki cookies i podobne technologie
Strona coody.it nie zapisuje w Twoim urządzeniu plików cookies ani innych danych (np. localStorage) i nie używa narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących. Dlatego nie wyświetlamy banera zgody na cookies.
Czcionki, skrypty i obrazy ładujemy wyłącznie z naszej domeny – nie korzystamy z Google Fonts ani zewnętrznych sieci CDN.
Ciasteczka ustawiane w portalu ofert opisujemy w pkt 6.5.
3.3. Kontakt przez stronę
Na stronie nie ma formularza kontaktowego – do kontaktu służy adres e-mail i telefon. Zasady przetwarzania korespondencji opisuje pkt 5.
4. Odnośniki do innych serwisów
Strona może zawierać odnośniki do innych serwisów (np. PrestaShop, GitHub). Za ich zasady prywatności odpowiadają ich administratorzy.
5. Kontakt, klienci i osoby kontaktowe
Gdy piszesz do nas e-mailem, rozmawiasz z nami na Teams lub przez telefon, zamawiasz usługę albo reprezentujesz naszego klienta, przetwarzamy Twoje dane:
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| odpowiedź na wiadomość, prowadzenie rozmów | prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | do zakończenia sprawy, a jeśli nie dojdzie do umowy – 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| zawarcie i wykonanie umowy (wdrożenia, utrzymanie sklepu, hosting, abonament, Microsoft 365, strony WWW), obsługa zgłoszeń i projektów | umowa (lit. b) – gdy jesteś stroną umowy; prawnie uzasadniony interes (lit. f) – gdy reprezentujesz klienta lub jesteś jego osobą kontaktową | przez czas współpracy, a potem do przedawnienia roszczeń |
| wystawianie faktur, księgowość, podatki | obowiązek prawny (lit. c) – przepisy podatkowe i o rachunkowości | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | prawnie uzasadniony interes (lit. f) | do przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą), a w razie sporu – do jego zakończenia |
| informacje o naszych usługach dla klientów i osób, z którymi współpracujemy | prawnie uzasadniony interes (lit. f); wiadomości e-mail – za zgodą na komunikację elektroniczną, jeśli jest wymagana | do sprzeciwu lub cofnięcia zgody |
Dane: imię i nazwisko, stanowisko lub rola, adres e-mail, telefon, firma, NIP, adres, adres sklepu lub strony, treść korespondencji i zgłoszeń, dane do faktur i płatności.
Skąd mamy dane, jeśli nie od Ciebie: od firmy, którą reprezentujesz (np. jako osoba kontaktowa do projektu lub do faktur), albo z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS, biała lista VAT) – w zakresie danych firmy.
6. Portal ofert wyceny.coody.it
Oferty (karty projektu, karty modułów, oferty usług) udostępniamy klientom w portalu wyceny.coody.it. Portal działa w ramach systemu, którym zarządzamy w panelu panel.coody.it (dostępnym tylko dla coody.it).
6.1. Jak wygląda dostęp
- Wysyłamy Ci e-mail z ofertą i odnośnikiem do portalu. Odnośnik zawiera unikalny, losowy klucz dostępu przypisany do Twojej firmy. Nie przekazuj go dalej – daje dostęp do wszystkich dokumentów Twojej firmy w portalu.
- Po kliknięciu odnośnika Cloudflare Access poprosi Cię o adres e-mail i wyśle na niego jednorazowy kod. To dodatkowe zabezpieczenie: dokument zobaczy tylko osoba z dostępem do skrzynki dopuszczonej przez nas.
- Po wpisaniu kodu portal zapisuje w przeglądarce ciasteczko sesji i przenosi Cię na stronę bez klucza w adresie.
6.2. Jakie dane przetwarzamy w portalu
- dane klienta i osób kontaktowych: nazwa firmy, adres, NIP, adresy e-mail osób kontaktowych (z krótkim opisem roli, np. „księgowość”), domeny sklepów;
- treść dokumentów: zakres prac, ceny, warunki, terminy, status;
- dane dostępu: w bazie przechowujemy wyłącznie skrót (hash) klucza dostępu i jego zaszyfrowaną kopię, datę ostatniego użycia i liczbę użyć; adres e-mail i zdarzenia logowania w Cloudflare Access;
- dane akceptacji oferty: gdy klikniesz „Akceptuję” w portalu, zapisujemy: którą firmę reprezentuje osoba akceptująca (wynika z klucza dostępu), datę i godzinę, adres IP i informacje o przeglądarce (User-Agent);
- dziennik zdarzeń: wejście do portalu, otwarcie dokumentu, pobranie PDF, akceptacja – z datą, adresem IP i User-Agentem;
- zabezpieczenia przed nadużyciami: przy nieudanych próbach wejścia zapisujemy krótkoterminowo adres IP i liczbę prób (limit prób w oknie 10 minut);
- wysłane wiadomości: adresy odbiorców, temat i treść e-maili z ofertami i przypomnieniami.
6.3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| przygotowanie i przekazanie oferty, umożliwienie jej przeczytania, pobrania i akceptacji | działania przed zawarciem umowy i jej zawarcie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy jesteś stroną; prawnie uzasadniony interes (lit. f) – gdy reprezentujesz firmę |
| utrwalenie dowodu, kto, kiedy i skąd zaakceptował ofertę | prawnie uzasadniony interes (lit. f) – udokumentowanie zawarcia umowy i obrona przed roszczeniami |
| bezpieczeństwo portalu: logowanie kodem, limity prób, dziennik zdarzeń | prawnie uzasadniony interes (lit. f) – ochrona dokumentów handlowych przed dostępem osób nieuprawnionych |
Akceptacja oferty w portalu jest wyłącznie Twoją decyzją: wymaga kliknięcia przycisku na stronie i potwierdzenia. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy.
6.4. Jak długo
| Dane | Okres |
|---|---|
| oferty zaakceptowane, dowód akceptacji | przez czas współpracy, a potem do przedawnienia roszczeń z umowy |
| oferty niezaakceptowane | 3 lata od wysłania |
| klucze dostępu | do unieważnienia (np. przy wystawieniu nowego odnośnika), potem do 12 miesięcy |
| dziennik zdarzeń | 6 lat |
| limity prób (adres IP) | do 24 godzin |
| logi techniczne Cloudflare (Workers, Access) | wg zasad Cloudflare, zwykle do kilku dni |
| ciasteczka | pkt 6.5 |
6.5. Ciasteczka w portalu
Portal używa wyłącznie ciasteczek niezbędnych do działania usługi, o którą prosisz (dostęp do Twoich dokumentów). Na ich zapisanie nie potrzebujemy zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
| Nazwa | Kto ustawia | Po co | Jak długo |
|---|---|---|---|
wyc_portal |
coody.it (wyceny.coody.it) | sesja portalu – potwierdza, że przeszedłeś przez odnośnik z kluczem; nie zawiera klucza ani danych osobowych (tylko identyfikator, czas ważności i podpis) | 12 godzin |
CF_Authorization |
Cloudflare Access (w imieniu coody.it) | potwierdzenie logowania kodem jednorazowym | 24 godziny |
Ciasteczka są oznaczone jako HttpOnly i Secure – skrypty strony nie mają do nich dostępu, a przesyłane są tylko szyfrowanym połączeniem. Możesz je usunąć w ustawieniach przeglądarki; wtedy do portalu wejdziesz ponownie przez odnośnik z e-maila.
6.6. Kto przetwarza dane portalu w naszym imieniu
Portal działa na infrastrukturze Cloudflare, Inc. (USA): Workers (aplikacja), D1 (baza danych), R2 (pliki PDF), Access (logowanie kodem), Email Service (wysyłka e-maili). Dane mogą być przetwarzane poza EOG – szczegóły w pkt 8.
7. Abonament na moduły – raport Coody Hub
Jeśli korzystasz z abonamentu na moduły Coody, moduł Coody Hub w Twoim sklepie raz na dobę przesyła na nasz serwer: domenę sklepu, wersję PrestaShop i PHP, listę zainstalowanych modułów Coody i ich wersje oraz liczby potrzebne do limitu planu (np. zamówień w bieżącym miesiącu, produktów w feedach, kodów rabatowych) – same liczby, bez treści. Raport nie zawiera danych Twoich klientów (imion, adresów, e-maili, treści zamówień). Nasz serwer zapisuje w logach adres IP serwera sklepu.
To zwykle dane o firmie, a nie o osobie. Jeśli jednak prowadzisz sklep jako osoba fizyczna, domena lub adres IP mogą Cię identyfikować – wtedy przetwarzamy je w celu wykonania umowy abonamentu: weryfikacji licencji i limitu planu, udostępniania aktualizacji i informowania o problemach ze zgodnością i bezpieczeństwem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz dla bezpieczeństwa serwera (lit. f). Raporty przechowujemy przez czas umowy i 12 miesięcy po jej zakończeniu, logi z adresem IP – do 30 dni. Zasady abonamentu opisuje regulamin usługi.
8. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych osobowych. Dane mogą otrzymać podmioty, które pomagają nam prowadzić firmę – przetwarzają je na nasze polecenie, na podstawie umów:
| Odbiorca | Do czego | Lokalizacja / przekazanie poza EOG |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (USA) | hosting strony, portal ofert, wysyłka e-maili z ofertami, ochrona przed atakami | USA i globalna sieć – EU-U.S. Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irlandia) | poczta e-mail, Teams, przechowywanie plików (Microsoft 365) | UE; możliwy dostęp z USA – Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne |
| Teamwork Crew Limited (Irlandia) | prowadzenie projektów i zgłoszeń (help.coody.it) | UE; dalsze przekazania – standardowe klauzule umowne |
| Fakturownia sp. z o.o. (Warszawa) | wystawianie i przechowywanie faktur | Polska / UE |
| Anthropic Ireland, Limited (Irlandia) | narzędzia sztucznej inteligencji (Claude), z których korzystamy przy obsłudze korespondencji, zadań i kodu; w planie biznesowym dostawca nie wykorzystuje danych do trenowania modeli | możliwe przetwarzanie w USA – standardowe klauzule umowne |
| GitHub, Inc. (USA) | repozytoria kodu (co do zasady bez danych osobowych) | USA – Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne |
| Bitwarden, Inc. (USA) | bezpieczne przechowywanie dostępów | Data Privacy Framework |
| dostawcy serwerów i narzędzi do zarządzania nimi, m.in. IQ PL sp. z o.o. (Gdańsk) | serwery z narzędziami wewnętrznymi i serwer licencji Coody Hub | Polska / UE |
| biuro rachunkowe | księgowość | Polska |
| podwykonawcy (programiści) | realizacja projektów, w których uczestniczysz | Polska |
| kancelarie, sądy, organy publiczne | gdy wymagają tego przepisy albo dochodzimy roszczeń | – |
Przy przekazaniu do USA korzystamy z decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla firm uczestniczących w EU-U.S. Data Privacy Framework albo ze standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (decyzja (UE) 2021/914). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z pkt 1.
Pełną listę dostawców, w tym tych, którzy przetwarzają dane klientów sklepów w ramach utrzymania i hostingu, udostępniamy na żądanie.
9. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych (art. 16);
- usunięcia danych (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany (art. 20);
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego zawsze (art. 21);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z praw, napisz na adres z pkt 1. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.
Jeśli jesteś klientem sklepu, który utrzymujemy, a chcesz skorzystać z praw wobec tego sklepu – zwróć się do jego właściciela; pomożemy mu technicznie.
10. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na wiadomość, nie przygotujemy oferty ani nie zawrzemy i nie wykonamy umowy. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym, jeśli zawierasz z nami umowę. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
11. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowane połączenia, menedżer haseł, ograniczony dostęp do danych i kopie zapasowe. W portalu ofert przechowujemy wyłącznie skróty kluczy dostępu, a dostęp wymaga dodatkowo kodu wysłanego na e-mail.
12. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi lub dostawcy. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie; poprzednie wersje udostępnimy na żądanie.
Wersja 1.0, obowiązuje od dnia publikacji na stronie.